■發(fā)生麻煩時，先讓精神放松一下，然后再開始工作

　　常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠(yuǎn)的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方面帶來負(fù)面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位管理者，不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆佑涗洠从浵聨c(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時的十分之一，即等于零點(diǎn)一小時，合計起來比較簡單方便。實際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對于提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方面都非常有幫助。

　　■對于感到厭惡的工作，可準(zhǔn)備“成功報酬”給自己或家人，以激發(fā)干勁

　　為了使工作有效率的進(jìn)行，最好把各種工作“格式化”，即把來自經(jīng)驗的訣竅“格式化”。如此，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。對于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開始實施，不過對成為格式化對象者，幾乎都是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面，管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限于專業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容，還是不能使你弄清楚對方之意的話，你就得去請教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發(fā)生幾次的話，時間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責(zé)備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式，那就不可能發(fā)生錯誤。在管理者的辦公室里，從專業(yè)的審查書類的寫法，到電話的應(yīng)答，郵件的處理等日常業(yè)務(wù)，都規(guī)定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”，再經(jīng)過實際運(yùn)用后，不斷地添加內(nèi)容。

　　很多人以抱怨的口吻說："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實在叫人感到厭倦……。"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過，對于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點(diǎn)子的話，就能夠使你感到趣味盎然。

　　不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時間，總是有限度的。如果無視于這一點(diǎn)，只一心一意地面對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間，再配合工作，把工作分成幾節(jié)進(jìn)行，如此效果比較好。一般來說，一個人能集中精力做一件事的時間，大約為九十分鐘。正因為如此，大學(xué)的課堂，電影的放映時間都被設(shè)定于九十分鐘前后。不過，電影的放映時間都被設(shè)定于九十分鐘則后。不過，這并非鐵則，仍然有個人差異。同時，根據(jù)工作的內(nèi)容，能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事，往往會受到環(huán)境的左右。把這些現(xiàn)象聯(lián)想起來，當(dāng)可判斷，能集中精神的時間的確有個限度。因此，最重要的一件事情，是從經(jīng)驗中，找出最適合于自己的集中精神時間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認(rèn)為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作，休息一會兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話，工作效率也會在無形中提高?；蛘吒淖児ぷ鞯膬?nèi)容也不錯。譬如做好一段校對的工作之后，改成會客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對著桌子進(jìn)行。事實上并非如此，不時的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。

　　■使用"進(jìn)度表"把必須做的事"視覺化"，如此就能用眼睛體會到成就感

　　工作必須長期地延續(xù)下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。因此，必須實現(xiàn)的目標(biāo)越大，越能夠客觀的確認(rèn)其進(jìn)行狀況。為了做到這一點(diǎn)，必須把它"視覺化"。對你來說，遇到報考大學(xué)，參加政府舉辦的考試時，都以自制"進(jìn)度表"的方式，使目標(biāo)的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細(xì)小的格子，格子的橫面寫著完成目標(biāo)必須做的事情，每當(dāng)完成一件事情，就使用紅筆把該格子涂掉。?

　　這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處于起點(diǎn)與目標(biāo)之間的那一點(diǎn)。對于下一步應(yīng)該做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去。?而且，涂掉一個格子所產(chǎn)生的成就感，能夠增強(qiáng)對下一步挑戰(zhàn)的信心。除此之外，使用這種"進(jìn)度表"的好處，那就是能看出目標(biāo)與實績之間的差距。早晨在決定工作程序時，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時卻無法達(dá)到這個范圍。到這時，如果有工作"進(jìn)度表"的話，就能夠一眼看出完成了目標(biāo)的幾個百分點(diǎn)。如果不會達(dá)到最后目標(biāo)的話，又可以當(dāng)成發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)的反省資料。目標(biāo)只是驅(qū)使工作有效率進(jìn)行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標(biāo)與實績之間的差距。如果沒有這個過程的話，無論到何時都不可能有進(jìn)步。